Les deux étapes pour gérer les impayés : Comprendre et Agir

1-Gérer Le simple oubli du client ou la facture non reçue :

Dès qu'un retard de paiement est constaté, certains dirigeants envoient tout de suite une lettre recommandée, je vous le déconseille , car cela peut être juste un oubli ou la facture ne lui est pas parvenue :

a-Le client étourdi :

On a tous connu cette situation : un jour on reçoit une facture et on la met de côté en se disant : "je la paierais demain", le temps passe et notre petite facture se perd au milieu d'autres documents et comme nous sommes occupés par d'autres choses, nous ne pensons plus du tout à elle. 

C'est ce que j'appelle "les clients étourdis", ceux qui ne paient pas tout de suite mais cela est simplement un oubli. Dans ce cas j'effectue une petite relance par mail ou téléphone et cela suffit à faire en sorte que le client règle sa dette surtout que personne n'est à l'aise avec le fait d'être rappeler à l'ordre pour payer ses factures 😉.

b-La facture qui n'arrive pas à destination :

*Savez-vous qu'il est rare mais possible que la facture envoyée par voie postale ou électronique, se perde. Oui on n'y pense pas forcément et on a tendance à râler tout de suite après les clients qui ne paient pas en temps et en heure.

 

* La facture peut aussi avoir été stoppé dans un des services de l'entreprise et donc celle-ci n'est jamais arrivée jusqu'au service règlement/comptabilité.

 

Dans ces deux cas une simple relance par mail ou téléphone suffira également.

 

NB : Attention à la rédaction de votre mail de relance, soyez vigilant que celui-ci ne soit pas trop "rentre dedans" pour ne pas froisser votre client (Important pour les prochaines collaborations).

 


externaliser assistante secretaire

2-Gérer le retard de paiement :

a-La relance par lettre recommandée :

Vous avez relancé votre client? Celui-ci a bien eu votre facture, il vous a dit qu'il vous réglerait et vous n'avez toujours pas son paiement?C'est à ce moment là que j'envoie une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre comporte certaines mentions (date de la lettre, mention de la facture due, délai pour s'acquitter de la facture, pénalités de retard, et une phrase du genre "si nous ne recevons aucune nouvelle de votre part, votre dossier partira chez un huissier"...).

 

Dans la majorité des cas ce courrier parviendra à débloquer la situation.

 

b-Procédure de recouvrement : Le client malhonnête :

Si vous avez relancé plusieurs fois votre client par mail ou téléphone, qu'il a reçu de votre part une lettre recommandée et que malgré cela il ne vous a toujours pas réglé c'est que vous êtes face à un client malhonnête, ce genre de client qui veulent gagner du temps pour allonger les délais de paiement avec des excuses ("je vous ai envoyé un chèque" ou "mon assistante devait le faire" (elle a bon dos l’assistante 😒)ou alors ils ont vraiment des problèmes de trésorerie et ne peuvent pas vous régler et bien sûr ils ne vous l'ont pas dit!

Un fois que vous identifiez ces personnes, il faut agir, c'est là que je vous conseille d'entamer les procédures de recouvrement à proprement dites.

 

Vous pouvez aussi passer par un huissier ce qui est plus convaincant, celui-ci se déplacera chez le client pour lui notifier "une sommation de payer" dans un premier temps, c'est comme la mise en demeure sauf que la lettre est apportée par l'huissier, cela produit tout de suite son effet! Cela peut suffire à faire comprendre à votre client que vous ne lâcherez pas l'affaire et qu'il est dans son intérêt de vous payer ou au moins de définir un échéancier de règlement si il ne peut pas tout régler d'un coup.

 

Il est possible de faire vous-même cette procédure de recouvrement à condition d'avoir le temps de le faire et d'être compétent pour le faire.

 

Si votre client est en réelle difficulté, il est important d'agir vite dans ce car si une cessation de paiement est officialisée il vous sera très difficile de vous faire payer.

3- Externalisez vos relances clients :

Je peux m'occuper des relances clients à votre place. Je peux le faire sur site mais aussi bien à distance.

En général il suffit de faire des rappels fréquents, cela fonctionne bien et vous n'aurez pas à passer par des procédures coûteuses.

Par manque de temps beaucoup d'entrepreneurs ne font pas de relances et se retrouvent avec de grosses sommes d'argent hors de la société ce qui impacte leur fonctionnement. Il ne faut pas négliger ces relances.

 

Pour plus d'information cliquez ci dessous

 

A vous la parole!

Faites vous des relances? Comment les organisez-vous?Laissez moi vos commentaires et je vous répondrais avec plaisir.

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